Здрасти!

KPI (главные характеристики эффективности) – это бизнес-индикаторы, отражающие полноту заслуги тех либо других целей, поставленных перед определенным сотрудником либо подразделением.

Если Вы замечаете, что в один месяц отменная прибыль, а в иной выходите в ноль, то очевидно есть какая-то неувязка. И одна из обстоятельств быть может в работе продавцов. Соответственно, чтоб осознать, в чем непосредственно загвоздка, необходимо проверить работу всякого — при помощи KPI.

Достоинства и недочеты

Изначально KPI применялись в основном в сфере торговли. Реализации было просто интерпретировать количественно, а их анализ давал возможность сберегать.

Но, если верно подойти к данному инструменту, он будет идиентично полезен в самых различных направлениях — от продаж до личного роста.

Потому на нынешний денек можно повстречать внедрение данного механизма в самых различных сферах и отраслях.

Соответственно, вопросец тут стоит не в том, какому бизнесу он подступает, а в том, как верно его настроить конкретно под Вашу компанию. Как верно это создать, мы поведаем дальше.

Применение системы KPI дает компании ряд значимых преимуществ. В индивидуальности, если бизнесмен планирует масштабировать собственный бизнес.

Потому что в огромных размерах способности “зрительно” выслеживать динамику развития просто нереально.

Плюсы:

• Определение результативности текущей деятельности;
• Формирование планов, стратегий и прогнозов.
• Своевременное выявление заморочек и устранение их;
• Корректирование всех бизнес-процессов в целом.

Совокупно все описанные достоинства разрешают надзирать входящий валютный поток и регулировать его вес. Да и нехорошие нюансы при внедрении KPI имеют пространство быть.

Минусы: 

• Затратность, накладность;
• Чрезмерная стандартизированность;
• Сложность правильного внедрения;
• Формирование у служащих тенденции к индивидуализму.

Не считая того, главные характеристики эффективности могут оценивать лишь количественные, но не высококачественные результаты работы.

А означает, в погоне за подходящими цифрами рабочие могут третировать подабающим уровнем обслуживания либо эталонами сервиса.

Виды KPI

Есть обширно всераспространенные метрики эффективности, которые употребляются в большом количестве компаний. Перечислим примеры характеристик KPI сферы розничной торговли:

Не считая перечисленных, выделяют характеристики KPI личные, командные и проектные. Встречаются варианты специфичных характеристик KPI, к примеру:

1. Толика размера работ на сотрудника (оценивается по количеству и трудности задач на сотрудника в команде);
2. Скорость выполнения обычной задачки (к примеру, относительно набора текста — число знаков за минуту);
3. Поток задач на 1-го сотрудника (оценивается по количеству задач, выполненных сотрудником в течение денька);
4. Время работы за оборудованием (почаще употребляется для аналитики процесса сотворения какого-нибудь продукта).

И совершенно, всепригодных KPI для всех видов бизнеса не существует. Любая организация без помощи других устанавливает личные метрики, надлежащие особенностям бизнеса, также описывает, как высчитать KPI.

Как посчитать

Расчет показателей KPI можно производить как личный, по любому показателю, так и общий. Также можно рассчитывать значение главных характеристик эффективности как по одному сотруднику, так и по отделу в целом.

KPI для отдела — это суммарное значением KPI служащих в согласовании с их количеством. Потому чтоб посчитать характеристики для отдела, нужно просто просуммировать приобретенные значения главных характеристик по любому сотруднику и отыскать отношение приобретенного значения к плановому показателю.

Сейчас давайте разбираться на определенном примере, как высчитать KPI. За пример возьмем для торговца в магазине электроники.

В столбце “плановых” значений управляющим указывается величина показателя, которая обязана быть достигнута сотрудником в определенный просвет времени (в этом случае — по итогам месяца).

В столбце “фактических” значений, соответственно указываются характеристики, которые были реально достигнуты сотрудником за обозначенный отрезок времени.

Личные значения KPI по любому показателю рассчитываются как отношение плановых характеристик к фактическим, помноженные на 100%:

Формула расчета личного значения KPI

Общий KPI сотрудника рассчитывается как среднее значение личных величин KPI по любому показателю:

Формула расчета общего значения KPI

Как ввести kpi

При внедрении характеристик эффективности принципиально учесть, что на их будут завязаны почти все нюансы. К примеру, на KPI будут строиться требования к персоналу и формироваться планы финансово-хозяйственной деятельности.

Также необходимо будет выстраивать доп систему мотивации работников. По другому нововведение не будет восприниматься серьезно и подвергнется всяческому отторжению.

Не считая того, подготовьте менеджеров компании к тому, что мониторинг производительности персонала будет выполняться по другому. Это необходимо, чтоб они вовремя отладили некие бизнес-процессы, касающиеся контроля и принятия тактических решений.

В общем, чтоб процесс введения технологии KPI в компанию принес собственный максимум, делайте его поочередно, в согласовании с шагами ниже.

Шаг 1. Обусловьте главные метрики бизнеса

Обсудите с менеджерами и бухгалтером главные количественные характеристики, которые оказывают более важное воздействие на Ваш бизнес и сопоставьте их с работой служащих либо подразделений.

Если наблюдается ровная связь, смело определяйте этот индикатор как главный показатель эффективности KPI. Более нередко руководители устанавливают главными последующие характеристики:

1. Денежный размер продаж;
2. Количественный размер продаж;
3. Денежный размер проданных доп.услуг;
4. Количественный размер проданных доп услуг;
5. Трафик (фактическое посещение точки продаж, звонки, письма, консультации и проч.);
6. Конверсия продаж;
7. Конверсия консультаций;
8. Количество завлеченных клиентов;
9. Оценка уровня обслуживания (через сервисы “Flamp”, “Отзовик” и остальные);
10. Средний чек.

Направьте внимание, что не стоит перегружать систему метрик их большим количеством. Это лишь усложнит жизнь высокому менеджменту компании и растратит Ваши ресурсы.

Шаг 2. Сформируйте матрицу KPI 

Вы выявили рациональные характеристики эффективности, сейчас обусловьте индикаторы “удачливости” работы служащих. Иными словами, какие численные значения станут целью для персонала на определенный период.

Такие плановые характеристики соединены с общей стратегией организации и обычно дифференцируются на месячные, полугодовые и годичные. Но, Вы сможете установить хоть какой период времени, который будет соответствовать конкретно Вашему бизнесу либо задачкам.

Принципиально. Плановые значения не должны выходить за рамки разумного. Делайте их реально достижимыми, по другому работники просто проигнорируют заоблачные цели и не приложат совсем никаких усилий.

Специалисты отмечают, что рационально завлекать к данному процессу конечных продавцов в Вашей фирме, так как они могут беспристрастно оценить действительность утвержденных плановых целей. В сфере B2B обычно используются последующие главные характеристики эффективности:

1. Трафик воззваний (заявок/звонков);
2. Конверсия воззваний (заявок/звонков);
3. Валютный поток на 1-го сотрудника либо подразделение;
4. Прибыль на 1-го сотрудника либо подразделение;
5. Число новейших завлеченных клиентов;
6. Толика клиентов прошлых периодов в заказах новейшего периода (удержание клиентов) и остальные.

В сфере B2C обширно всераспространены последующие характеристики KPI:

1. Число и размер продаж;
2. Уровень обслуживания (определяется оборотной связью покупателей и потаенными аудиторскими проверками);
3. Соответствие рабочего процесса скриптам (определяется потаенными аудиторскими проверками);
4. Средний чек;
5. Конверсия консультаций/воззваний;
6. Время обработки возражений и остальные.

Шаг 3. Составьте программку мотивации персонала

Вынудить служащих работать активнее можно лишь одним методом — предложив им за это что-то значимое. Система мотивации обязана соответствовать стилю управления в фирме и может кооперировать элементы вещественной и нематериальной мотивации.

К примеру, кроме премирования, Вы сможете давать звание “наилучший работник месяца”, предоставление бесплатного обучения, корпоративные выезды наилучших продавцов и др.

Любопытно. Поддержать энтузиазм к новейшей технологии можно при помощи геймификации этого процесса. На западе обширно всераспространена практика, при которой все заслуги рабочих отражаются в мобильном приложении-онлайн игре. Таковым образом, поддерживается дух соперничества и вовлеченность в улучшении результатов.

Также можно применять последующие способы стимулирования работников, демонстрирующих высочайшие характеристики эффективности:

1. Предоставление доп соц.пакета, страховок и льгот;
2. Предоставление доп скидок на продукты и услуги компании, в какой работают сотрудники;
3. Приглашение наилучших служащих к роли в собраниях руководящего состава;
4. Предоставление внеочередных отпусков и выходных;
5. Обеспечение деток наилучших служащих бесплатными путевками в лагеря и санатории;
6. Организация забугорных командировок и отпусков.

Все перечисленные выше способы не только лишь содействуют росту заинтригованности служащих в достижении высокой эффективности, да и сформируют благотворную среду для роста лояльности работников к собственному работодателю.

Шаг 4. Растолкуйте нововведение работникам

Очень принципиальным шагом в процессе внедрения системы KPI является коммуникация с подчиненными. Чётко и ясно растолкуйте рабочим новейшую систему контроля производительности их труда.

Непременно разъясните, как конкретно будет рассчитываться та либо другая метрика и поведайте о новейших мотиваторах их работы.

Нужно закрепить нововведение на физических носителях. К примеру, Вы сможете расположить таблицу плановых характеристик KPI в помещении персонала и каждый месяц вчеркивать туда фактические значения служащих по любому показателю.

Остальным вариантом может стать общий чат менеджера с персоналом, где он будет отвечать на возникающие у служащих вопросцы.

Также можно публиковать еженедельные отчеты о эффективности работы всякого работника.

Шаг 5. Внедрение

Опосля того, как Вы прошли все вышеперечисленные шаги, можно приступать к переналадке подхода к контролю.

Задокументируйте нововведенные контрольные метрики для менеджеров (к примеру, в формате положения о главных показателях эффективности), утвердите плановые характеристики для персонала.

В эталоне — ссформировывать фокус-группу из 2-3 работников и в течение недельки раз в день надзирать результативность новейшего инструмента на ней.

Так Вы можете в 1-ые деньки опосля ввода технологии KPI убрать обычные препядствия и создать молниеносную переналадку проблемных зон, что сбережет ресурсы в дальнейшем.

Лайфхак. Используйте мотивационные доски для отражения результатов всякого сотрудника. Это дозволяет подогревать дух соперничества и провоцировать остальных работников на достижение наиболее больших результатов.

Шаг 6. Расчет

Опосля утверждения KPI и их нормативных значений, нужно составить табель, где они будут отражены. В него необходимо вносить значения настоящих характеристик по любому сотруднику (пример на картинке).

Заносим настоящие характеристики

Вести расчеты мы будем в Microsoft Excel — это комфортно и стремительно. Настроим автоматический расчет эффективности работы служащих формулами. В ячейке D4 пишем формулу расчета выполнения KPI: =C4/B4*100%.

Пишем формулу

Затем нужно потянуть ячейку за нижний правый угол до конца перечня характеристик (в нашем случае — до ячейки D8). Таковым образом, мы скопировали формулу в ячейки D4:D8.

Тянем формулу

Опосля этого модернизируем формулу в ячейке D4, приводя ее к виду: = C4/B$4$*100%.

Дальше достаточно просто выделить ячейку D4, скопировать ее композицией кнопок Ctrl + C и вставить в ячейки F4, H4, J4 и т.д. композицией кнопок Ctrl + V. При всем этом формула в каждой ячейке будет иметь нужный нам вид:

Модернизация формулы

Дальше в каждой из ячеек F4, H4, J4, L4 удаляем из формулы значки “$” и протягиваем ячейки вниз до окончания перечня характеристик KPI.

Чтоб высчитать общее значение эффективности служащих, в ячейку D9 впишем формулу: =СРЗНАЧ(D4:D8), которая соответствует количеству применяемых нами характеристик KPI.

Пишем формулу

Дальше продублируем ячейку D9 в ячейки F9, H9, J9 и так дальше сочетанием кнопок Ctrl + C, Ctrl + V.

Таковым образом мы получаем табель, который автоматом рассчитывает эффективность работников, когда мы вводим фактические значения характеристик KPI, достигнутые каждым сотрудником.

Шаг 7. Контроль

Да и опосля удачного пуска системы KPI в организации недозволено отпускать ее работу из поля собственного ведения.

Часто контролируйте отлаженность его работы в протяжении всего использования, тогда и главные характеристики эффективности принесут бизнесу только прибыль.

Производить контроль заслуги характеристик KPI можно с разным временным интервалом (раз в день, раз в неделю), но не пореже 1-го раза за месяц.

Контроль осуществляется методом расчета эффективности служащих, процесс которого описан выше.

В случае, если характеристики KPI не достигаются большей толикой служащих, нужно проанализировать причину данного явления.

Это быть может спровоцировано завышенными значениями характеристик KPI, в другом — недостающее усердие служащих.

В обоих вариантах нужно сделать определенные меры, чтоб новенькая система работала наиболее отлично.

Ошибки внедрения

Почти все предприниматели совершают обычные ошибки при внедрении KPI в собственной компании.

Это тянет за собой самые различные нехорошие последствия, начиная от понижения результативности труда и заканчивая увольнением служащих по собственному желанию.

Чтобы Вы обошли эти грабли стороной, коротко опишем в 5 пт, чего же недозволено созодать при внедрении данной технологии. Итак, поехали. Недозволено: 

1. Снижать зарплату. Даже если Вы повысили процент выплаты от продаж, недозволено урезать оклад рабочих. Новенькая система равновесных характеристик эффективности обязана давать возможность заработать больше, чем на данный момент. В неприятном случае, это демотивирует рабочих;
2. Ставить завышенные характеристики. Ни один сотрудник не захотит стремиться к недосягаемым значениям, и его текущие результаты могут также усугубиться. Необходимо беспристрастно оценивать физические и моральные способности рабочего и ставить такие плановые цели, выполнение которых реально;
3. Внедрять случайные KPI. Расчет не пригодных для Вашей организации главных метрик эффективности не только лишь усложнит процесс контроля результатов труда персонала, да и никчемно издержит значительную долю Ваших ресурсов;
4. Поручать задачку высчитать KPI неквалифицированным сотрудникам. Некорректные расчеты могут нанести урон компании и обострить ситуацию в трудовом коллективе. Потому еще рациональнее предоставить эту задачку менеджерам высшего звена либо аналитикам;
5. Созодать очень сложные формулы. Недозволено внедрять формулы, которые нереально уяснить исполнителю. Потому что в таком случае при расчетах можно просто допустить ошибку и тем спровоцировать конфликтую ситуацию посреди работника и исполнителя.

Вот, пожалуй, и все. Советуем перед внедрением главных характеристик эффективности пробежаться по главным ошибкам и убедиться в том, что Вы их буквально не допустили. 

Кратко о главном

Главные показатели эффективности KPI — это испытанный инструмент мониторинга эффективности бизнес-процессов и результативности работы служащих.

Но, внедрение данной системы — это длительный и тщательный процесс, который просит денежных, трудовых и временных издержек. К этому делу следует отнестись со всей серьезностью и бдительностью.

Это риск, но с грамотным и правильным подходом система KPI способна приносить итог, увеличивать реализации, облагораживать работу исполнителей. Не стесняйтесь разъяснять смысл внедрения, чтоб сотрудники не гуглили позже «kpi что же все-таки это такое ординарными словами».

Зато в случае удачной его реализации, разработка KPI даст значимые достоинства управления компанией, также поспособствует ее росту и удовлетворит коммерческий энтузиазм.

Так что не страшитесь улучшать собственный бизнес. Внедряйте новейшие инструменты и преумножайте!