В поисках работы? Обучение на дому, свободный график. Хватит работать на дядю, РАБОТАЙТЕ НА СЕБЯ!      Узнать подробности
  


Home » Способы заработка для новичков » Как контролировать команду на удаленке

Как контролировать команду на удаленке


Logo


Здравтвуйте!
Многие компании перешли на удаленку и понеслось: одни сотрудники полдня делают уроки с детьми, другие тоскливо смотрят в окно и не могут заставить себя поработать, третьи вовсю наслаждаются просмотром сериалов и мемов с котиками. И лишь немногим удается работать как минимум не хуже, чем в офисе.

Что делать в этой ситуации, чтобы сохранить продуктивность и не растерять команду? Что может упростить задачу руководителям и менеджерам?

Мы собрали сервисы, которые помогают удаленным командам строить рабочие процессы и справляться с организационными трудностями.

Слежка — не решение

Если вы хотите заставить работников установить на их личные компьютеры и телефоны софт для слежки, контролировать каждое движение сотрудников, делать внезапные видео-звонки, требовать отчеты с фотографией рабочего места и скриншотами, вынуждать людей сидеть с включенной вебкамерой с 9 до 18 часов под угрозой увольнения или отказа в выплате зарплаты, мы вынуждены напомнить, что крепостное право отменили в 1861 году.

Если ваши сотрудники не способны работать, когда вы не стоите у них над душой и не проверяете, что они делают, каждые 10 минут, проблема не в них, а в вас.

Как перестроиться на удаленку

Глобальная смена формата требует вдумчивых решений. Не все сотрудники легко входят в рабочий ритм — и нужно им помочь. И помогать регулярно, пока вы не увидите стабильную работу на приемлемом уровне.

Что можно сделать

  • Сместить фокус с процесса на результат.

Как контролировать команду на удаленкеУ каждого человека в команде должны быть понятные, адекватные задачи, KPI, дедлайны. Когда он работает — не ваша забота. Для большинства проектов достаточно, чтобы сотрудник был на связи в определенный промежуток времени каждый день, выполнял задачи качественно и соблюдал сроки. Пусть люди тратят время на работу, а не на изобретение способов обмануть систему контроля. Исключение — горящие, мега-срочные проекты, в которых принимает участие вся команда или большая ее часть.

  • Напомнить команде, что если возникают сложности в работе, можно и нужно обращаться за помощью.

А также мягко контролировать часть задач в процессе выполнения, особенно в работе с новыми сотрудниками и с теми, кто скорее сделает всё как попало, чем признается, что не понял задание или не может с ним справиться.

  • Попросить людей отчитываться о своих действиях в свободной форме.

Как контролировать команду на удаленкеПример: утром в понедельник сотрудник отправляет руководителю план на неделю, вечером в пятницу пишет, что успел сделать. Важно: эти отчеты должны отнимать минимум времени! Также раз в неделю можно устраивать быструю планерку для всей команды.

  • Следить за перемещением задач на канбан-досках и в CRM.

Это поможет быстро выявить проблемы, не дергая сотрудников каждый час.

Полезные сервисы

  • Битрикс24, Worksection и другие CRM.

Просите ваших сотрудников запускать счетчик времени при выполнении задач — тогда вы будете знать, сколько времени потрачено на каждую задачу, насколько быстро и эффективно работает каждый сотрудник.

  • Planfix.ru: отчеты, ежедневники, аналитика, база знаний компании, работа с документами, управление сделками и пр.

Как контролировать команду на удаленкеСервис упрощает коммуникации, помогает контролировать работу удаленной команды на проектах. Есть бесплатная версия (до 5 сотрудников), на остальных тарифных планах стоимость — от 2 до 6,3 евро за человека.

  • Сервисы для коммуникаций: Slack, Zoom, Google Hangouts, Skype.

Можно комбинировать разные решения: например, использовать Slack для чатов, Google Hangouts или Zoom для созвонов, закрытую трансляцию на YouTube для лекций или обращения собственника/руководителя к команде.

  • Доски и списки задач: Trello, Todoist, MeisterTask, Asana, Jira, Kaiten, TickTick, Basecamp и пр.

Как контролировать команду на удаленкеВыбор огромный — берите то, что вам больше подходит по функционалу, удобству и стоимости. Чтобы упростить выбор, сориентируем по цене.

  • В Trello есть ограниченная бесплатная версия, которой вполне хватит для работы с небольшой командой; платная стоит от $9,99 в месяц.
  • Todoist предоставляет бесплатный доступ для команд на 30 дней, платные тарифы начинаются с 229 рублей за человека в месяц.
  • MeisterTask бесплатен при любом количестве сотрудников, если у вас 3 проекта, но если проектов больше, нужно платить от $8,25 в месяц.
  • У Asana есть бесплатный вариант с ограниченным функционалом для команд до 15 человек; самый недорогой тариф — $10,99 в месяц.
  • Jira можно пользоваться бесплатно, если в команде меньше 10 человек, платная версия стоит от $7 в месяц.
  • Kaiten бесплатен для небольших команд (максимум 5 заданий), стоимость платной версии — от 420 рублей за сотрудника в месяц (есть тестовый период 14 дней).
  • Премиум-версия TickTick стоит $27,99 в год.
  • Basecamp можно бесплатно пользоваться 30 дней, а потом переходить на единый тариф с полным набором опций за $99 в месяц.

Как контролировать команду на удаленкеHR ЧатБот — сервис, который умеет автоматически отправлять мини-опросы сотрудникам.
Вы можете настроить его, как вам удобно: например, по понедельникам чат-бот может отправлять вопрос «Над чем вы планируете работать на этой неделе?», а по вечерам — «Что вы сделали сегодня?». Можно добавлять разные вопросы, в том числе: «Сколько звонков сделали сегодня?», «Есть ли сложности с задачей?» и «Как настроение?». Стоимость — от 129 руб. в месяц за каждого сотрудника.

Организационные моменты

При работе на удаленке внимание рассеивается сильнее: отвлекают дети, всплывают сообщения, дзынькают чаты. Ощущение, что все задачи разом горят, с тобой хотят срочно пообщаться 50 человек, а день никогда не закончится. Продуктивно работать в такой обстановке сложно.

Что можно сделать:

  • Завести общее пространство для обмена информацией.

Как контролировать команду на удаленкеЧтобы все были в курсе принятых решений, сведений по проектам и другой информации, создайте общедоступные папки с документами. Фиксируйте там планы, отчеты по созвонам, темы для обсуждений. Так вы сможете эффективно готовить обсуждения, доносить информацию до тех, кто не смог принять участие. И вообще создать ощущение, что все в курсе происходящего, не оторваны от команды.

  • Ввести понятные правила.

Например: отвечать в чате в течение часа во время рабочего дня (вместо того, чтобы оставлять звук включенным или поминутно проверять, не пришло ли новое сообщение), быть на связи с 10 до 14 часов, не отправлять сообщения в нерабочее время, а если есть вопрос — задавать его сразу, а не писать «Ты здесь?» или «Надо кое-что обсудить» и ближайший час караулить собеседника в чате.

  • Составить расписание созвонов и планерок.

Как контролировать команду на удаленкеСледите за тем, чтобы сотрудники не были перегружены обсуждениями — в списке ниже будет ПО, которое вам поможет в этом.

  • Проводить видео-встречи и созвоны только в случае необходимости.

Сначала все обрадовались общению в Зуме, но со временем начала накапливаться усталость. Многие руководители жалуются, что вопрос, который в офисе решался за 5 минут, в онлайне занимает полчаса-час. Готовьте информацию заранее, обсуждайте вопросы текстом, и лишь для принятия окончательного решения созванивайтесь.


  • Фильтровать число участников в созвонах.

Не зовите всех, если решение должны принять двое. Информацию о решении вы выложите в общем доке, мессенджере или CRM, этого достаточно.

  • Перед созвоном (желательно хотя бы за полчаса-час) сообщать всем участникам встречи, что именно нужно обсудить.

Как контролировать команду на удаленкеЭто поможет подготовиться к встрече и не скатиться в долгую пустую болтовню. После созвона составляйте и публикуйте в чате краткое резюме: что обсудили, к каким решениям пришли, кто и что должен сделать в связи с этим. Во время созвона можно использовать сервисы типа Miro или MURAL, чтобы после звонка у всех участников разговора была понятная картина происходящего в голове, и они могли спокойно обмозговывать эту картину дальше.

Совет: не делайте из регулярных созвонов догму.

Если все вопросы решены, незачем проводить созвон просто потому что у вас в планах стоит «Планерка по четвергам». Если информацию можно передать в документах, и вы видите, что все всё поняли и могут работать, планерку легко заменить сообщением в чате: «Вы знаете, что делать, работаем».

Полезные сервисы

  • MURAL — сервис для мозговых штурмов, коллективного составления планов, интеллект-карт, roadmap и пр. в условиях удаленной работы.

Как контролировать команду на удаленкеЕсть бесплатный тестовый период. Стоимость использования — от 12 долларов за сотрудника.

  • Miro — бесконечная (масштабируйте, как хотите) онлайн-доска для удаленной команды.

На эту доску можно «лепить» стикеры с записями и рисунками, документы, файлы и пр. Сервис подходит для визуализации идей, мозгового штурма, совместной работы над творческими проектами и пр. Пятью досками можно пользоваться бесплатно (число людей в команде роли не играет), если досок больше и нужен расширенный функционал, придется платить от $8 за человека в месяц.

  • Figma — онлайн-сервис для коллективной работы над дизайном.

Сотрудники могут работать с макетами прямо в браузере, под каждый проект можно собирать отдельную команду. Сервис сохраняет историю изменений, поэтому всегда остается возможность откатиться до одной из прошлых версий макета. Это удобный вариант для компаний, в которых работают дизайнеры или веб-разработчики. Есть бесплатная версия, рассчитанная на 2 сотрудников и 3 проекта. Платная версия стартует с $12 за каждого сотрудника в месяц.

  • Meetter — сервис для оптимизации онлайн-встреч.

Как контролировать команду на удаленкеОн самостоятельно составляет расписание созвонов и планерок, учитывая загруженность каждого участника, его рабочие часы и пр. Сервис анализирует возможные варианты расписания и выбирает лучший — так, чтобы каждому участнику было удобно, и чтобы люди проводили меньше времени на онлайн-встречах и больше за работой. В частности, он заботится о том, чтобы ни один сотрудник не был слишком перегружен созвонами, и чтобы онлайн-встречи не были размазаны по рабочему дню, мешая заниматься решением задач. В сервисе предусмотрена возможность планировать встречи через Slack. Также есть опция автоматической записи и расшифровки звонков. Стоимость сервиса нужно рассчитывать индивидуально.

  • Meetingbird — еще один сервис для планирования встреч.

Как контролировать команду на удаленкеОн бесплатный, позволяет составлять расписание событий и отправлять уведомление участникам. Интегрируется с Google-сервисами.

  • Trainual позволяет запускать пошаговый процесс обучения новых удаленных сотрудников, хранить документы, создавать базу знаний, делиться с сотрудниками информацией о корпоративной политике, правилами, регламентами, инструкциями, проводить тестирования.

Вы можете собрать всю документацию для работы в одном месте. Есть бесплатный тестовый период 7 дней. Стоимость сервиса — от $83 в месяц.

  • Notion объединяет в себе много функций сразу.

В этом сервисе можно создавать базу знаний и базу данных компании, работать с заметками и текстовыми документами, выстраивать и контролировать процессы и пр. В нем удобно организовывать обучение новичков, оформлять инструкции и регламенты, в сервисе есть календарь и канбан-доска, а также мини-версия CRM. На страницы сервиса можно добавлять 30+ видов контента, включая текст, код, ссылки, изображения, списки (в том числе списки дел), таблицы, упоминания сотрудников, календари, доски, видео, аудио, карты Google, макеты Figma, твиты, формулы и пр.

Как контролировать команду на удаленкеСотрудники могут работать в Notion вместе в режиме реального времени — в сервисе есть инструменты, которые подойдут для большинства проектов, включая работы по программированию, дизайну, подготовке текстов и пр. Если вы освоите этот сервис, вполне возможно, решите отказаться от ряда других — например, от онлайн-досок. Есть урезанная бесплатная версия, которая позволяет загружать файлы на 5 MB. Платный тариф для командного использования стоит от $8 в месяц за каждого сотрудника.

Самоорганизация и продуктивность: помогите вашим сотрудникам работать лучше

Человеку, который прежде не работал на удаленке, сложно быстро перестроиться, в том числе и потому, что для него исчезает граница между домом и офисом, работой и бытовыми хлопотами.

Что можно сделать:

  • Устраивать мини-тренировки для сотрудников в течение дня.

Как контролировать команду на удаленкеВо-первых, это снимает напряжение, создает неформальную обстановку. Во-вторых, легкая физическая активность повышает настроение и продуктивность, бодрит, помогает лучше работать.

  • Напомнить сотрудникам, что они могут работать тогда, когда им удобно.

Кто-то особенно продуктивно трудится рано утром, кто-то — поздно вечером, а кто-то — когда дети занимаются своими делами и перестают поминутно дергать.

  • Сделать неформальный чат, где можно обсуждать всё, кроме работы.

Время от времени устраивать короткие неформальные встречи. Это поможет поддерживать теплую атмосферу в коллективе, повышать настроение сотрудников, сбрасывать напряжение. Время от времени организуйте забавные тематические обсуждения, делитесь фотографиями рабочего места и офисно-домашнего дресс-кода, проводите пятничные онлайн-посиделки с чаем. Важно: пусть в этом участвуют только желающие, не превращайте неформальное общение в обязаловку!

  • Предложить каждому сотруднику выбрать для себя «ритуал», который поможет настроиться на рабочий лад.

Как контролировать команду на удаленкеНапример, можно записать планы на день в специальном блокноте, сделать разминку перед началом работы, включить инструментальную музыку и пр. Делиться ритуалами и лайфхаками можно в неформальном чате.

Полезные сервисы

  • TickTick, Todoist и аналоги — хороший выбор для планирования задач не только в рамках рабочих проектов.

На общую доску не добавишь информацию о приеме у врача в 12:00 и о других личных и семейных делах, но стоит упустить рутинные задания, и всё начнёт рассыпаться. Если вашим сотрудникам нужен личный планировщик — порекомендуйте эти сервисы, они полностью бесплатны при использовании вне команды.

  • Если вашим сотрудникам подходит «помидорная техника» в тайм-менеджменте, предложите им бесплатные сервисы: tomato.eslanes.io, TomatoTimer, Pomodoro Timer и аналоги.
  • Habitica — сервис, который превращает выполнение задач в увлекательный квест с наградами, прокачкой персонажа и покупкой игровых плюшек за виртуальное золото.

Как контролировать команду на удаленкеИдеально для тех сотрудников, которым игровые механики помогают эффективнее работать. Habitica хорошо подходит для закрепления привычек, повышения личной эффективности, а также помогает тем, кто хочет тренироваться дома (напомним, это повышает продуктивность), но не может себя заставить. Пользоваться сервисом можно бесплатно.

  • Mynoise.net — бесплатный сервис с набором фоновых шумов для любых ситуаций.

Отличный вариант для сотрудников, которые терпеть не могут работать в тишине или хотят отгородиться от домочадцев, надеть наушники и трудиться под шелест листьев или плеск волн. В комплекте — прогулки по лесу, шум водопада, григорианский хор, пение птиц и пр.

P.S. Будьте терпимее к людям, с которыми работаете

Как контролировать команду на удаленкеСпокойно реагируйте, если сотрудники опаздывают на пару минут, или если во время созвона вы слышите посторонний шум на заднем плане. Сейчас многие люди переживают из-за возможных проблем с работой, у кого-то уволили мужа или жену, кто-то вынужден разрываться между работой и детьми. Будьте добрее — это поможет сохранить команду и повысить лояльность.



  


Top