Здравтвуйте!
Почти все компании перебежали на удаленку и помчалось: одни сотрудники полдня делают уроки с детками, остальные тоскливо глядят в окно и не могут вынудить себя поработать, третьи вовсю услаждаются просмотром телесериалов и мемов с котиками. И только немногим удается работать как минимум не ужаснее, чем в кабинете.

Что созодать в данной нам ситуации, чтоб сохранить продуктивность и не растерять команду? Что может упростить задачку руководителям и менеджерам?

Мы собрали сервисы, которые помогают удаленным командам строить рабочие процессы и управляться с организационными трудностями.

Слежка — не решение

Если вы желаете вынудить работников установить на их личные компы и телефоны софт для слежки, надзирать каждое движение служащих, созодать неожиданные видео-звонки, добиваться отчеты с фото рабочего места и снимками экрана, вынуждать людей посиживать с включенной вебкамерой с 9 до 18 часов под опасностью увольнения либо отказа в выплате заработной платы, мы обязаны напомнить, что крепостное право отменили в 1861 году.

Если ваши сотрудники не способны работать, когда вы не стоите у их над душой и не проверяете, что они делают, любые 10 минут, неувязка не в их, а в вас.

Как перестроиться на удаленку

Глобальная смена формата просит вдумчивых решений. Не все сотрудники просто входят в рабочий ритм — и необходимо им посодействовать. И помогать часто, пока вы не увидите размеренную работу на применимом уровне.

Что можно создать

• Сдвинуть фокус с процесса на итог.

У всякого человека в команде должны быть понятные, адекватные задачки, KPI, дедлайны. Когда он работает — не ваша забота. Для большинства проектов довольно, чтоб сотрудник был на связи в определенный просвет времени любой денек, делал задачки отменно и соблюдал сроки. Пусть люди растрачивают время на работу, а не на изобретение методов одурачить систему контроля. Исключение — пылающие, мега-срочные проекты, в каких воспринимает роль вся команда либо большая ее часть.

• Напомнить команде, что если появляются трудности в работе, можно и необходимо обращаться за помощью.

Также мягко надзирать часть задач в процессе выполнения, в особенности в работе с новенькими сотрудниками и с теми, кто быстрее сделает всё как попало, чем признается, что не сообразил задание либо не может с ним совладать.

• Попросить людей отчитываться о собственных действиях в вольной форме.

Пример: днем в пн сотрудник посылает руководителю план на недельку, вечерком в пятницу пишет, что успел создать. Принципиально: эти отчеты должны отымать минимум времени! Также раз в недельку можно устраивать резвую планерку для всей команды.

• Смотреть за перемещением задач на канбан-досках и в CRM.

Это поможет стремительно выявить трудности, не дергая служащих любой час.

Полезные сервисы

• Битрикс24, Worksection и остальные CRM.

Требуйте ваших служащих запускать счетчик времени при выполнении задач — тогда вы будете знать, сколько времени потрачено на каждую задачку, как стремительно и отлично работает любой сотрудник.

• Planfix.ru: отчеты, ежедневники, аналитика, база познаний компании, работа с документами, управление сделками и пр.

Сервис упрощает коммуникации, помогает надзирать работу удаленной команды на проектах. Есть бесплатная версия (до 5 служащих), на других тарифных планах стоимость — от 2 до 6,3 евро за человека.

• Сервисы для коммуникаций: Slack, Zoom, Гугл Hangouts, Skype.

Можно сочетать различные решения: к примеру, применять Slack для чатов, Гугл Hangouts либо Zoom для созвонов, закрытую трансляцию на YouTube для лекций либо воззвания собственника/управляющего к команде.

• Доски и списки задач: Trello, Todoist, MeisterTask, Asana, Jira, Kaiten, TickTick, Basecamp и пр.

Выбор большой — берите то, что для вас больше подступает по функционалу, удобству и цены. Чтоб упростить выбор, сориентируем по стоимости.

• В Trello есть ограниченная бесплатная версия, которой полностью хватит для работы с маленький командой; платная стоит от $9,99 за месяц.
• Todoist предоставляет бесплатный доступ для установок на 30 дней, платные тарифы начинаются с 229 рублей за человека за месяц.
• MeisterTask бесплатен при любом количестве служащих, если у вас 3 проекта, но если проектов больше, необходимо платить от $8,25 за месяц.
• У Asana есть бесплатный вариант с ограниченным функционалом для установок до 15 человек; самый дешевый тариф — $10,99 за месяц.
• Jira можно воспользоваться безвозмездно, если в команде меньше 10 человек, платная версия стоит от $7 за месяц.
• Kaiten бесплатен для маленьких установок (максимум 5 заданий), стоимость платной версии — от 420 рублей за сотрудника за месяц (есть тестовый период 14 дней).
• Премиум-версия TickTick стоит $27,99 в год.
• Basecamp можно безвозмездно воспользоваться 30 дней, а позже перебегать на единый тариф с полным набором опций за $99 за месяц.

HR ЧатБот — сервис, который умеет автоматом отправлять мини-опросы сотрудникам.
Вы сможете настроить его, как для вас комфортно: к примеру, по понедельникам чат-бот может отправлять вопросец «Над чем вы планируете работать на данной нам недельке?», а по вечерам — «Что вы сделали сейчас?». Можно добавлять различные вопросцы, в том числе: «Сколько звонков сделали сейчас?», «Есть ли трудности с задачей?» и «Как настроение?». Стоимость — от 129 руб. за месяц за всякого сотрудника.

Организационные моменты

При работе на удаленке внимание рассеивается посильнее: отвлекают малыши, всплывают сообщения, дзынькают чаты. Чувство, что все задачки разом пылают, с тобой желают срочно пообщаться 50 человек, а денек никогда не завершится. Продуктивно работать в таковой обстановке трудно.

Что можно создать:

• Завести общее место для обмена информацией.

Чтоб все были в курсе принятых решений, сведений по проектам и иной инфы, сделайте общедоступные папки с документами. Фиксируйте там планы, отчеты по созвонам, темы для дискуссий. Так вы можете отлично готовить обсуждения, доносить информацию до тех, кто не сумел принять роль. И совершенно сделать чувство, что все в курсе происходящего, не оторваны от команды.

• Ввести понятные правила.

К примеру: отвечать в чате в течение часа во время рабочего денька (заместо того, чтоб оставлять звук включенным либо поминутно инспектировать, не пришло ли новое сообщение), быть на связи с 10 до 14 часов, не отправлять сообщения в нерабочее время, а если есть вопросец — задавать его сходу, а не писать «Ты тут?» либо «Нужно кое-что обсудить» и ближний час караулить собеседника в чате.

• Составить расписание созвонов и планерок.

Смотрите за тем, чтоб сотрудники не были перегружены дискуссиями — в перечне ниже будет ПО (то есть программное обеспечение — комплект программ для компьютеров и вычислительных устройств), которое для вас поможет в этом.

• Проводить видео-встречи и созвоны лишь в случае необходимости.

Поначалу все обрадовались общению в Зуме, но с течением времени начала скапливаться вялость. Почти все руководители сетуют, что вопросец, который в кабинете решался за 5 минут, в онлайне занимает полчаса-час. Готовьте информацию заблаговременно, обсуждайте вопросцы текстом, и только для принятия окончательного решения созванивайтесь.

• Фильтровать число участников в созвонах.

Не зовите всех, если решение должны принять двое. Информацию о решении вы выложите в общем доке, мессенджере либо CRM, этого довольно.

• Перед созвоном (лучше хотя бы за полчаса-час) докладывать всем участникам встречи, что конкретно необходимо обсудить.

Это поможет приготовиться к встрече и не скатиться в долгую пустую трепотню. Опосля созвона составляйте и публикуйте в чате короткое резюме: что обсудили, к каким решениям пришли, кто и что должен создать в связи с сиим. Во время созвона можно применять сервисы типа Miro либо MURAL, чтоб опосля звонка у всех участников разговора была понятная картина происходящего в голове, и они могли расслабленно обмозговывать эту картину далее.

Совет: не делайте из постоянных созвонов догму.

Если все вопросцы решены, незачем проводить созвон просто поэтому что у вас в планах стоит «Планерка по четвергам». Если информацию можно передать в документах, и вы видите, что все всё сообразили и могут работать, планерку просто поменять сообщением в чате: «Вы понимаете, что созодать, работаем».

Полезные сервисы

• MURAL — сервис для мозговых штурмов, коллективного составления планов, интеллект-карт, roadmap и пр. в критериях удаленной работы.

Есть бесплатный тестовый период. Стоимость использования — от 12 баксов за сотрудника.

• Miro — нескончаемая (масштабируйте, как желаете) онлайн-доска для удаленной команды.

На эту доску можно «лепить» стикеры с записями и рисунками, документы, файлы и пр. Сервис подступает для визуализации мыслях, мозгового штурма, совместной работы над творческими проектами и пр. Пятью досками можно воспользоваться безвозмездно (число людей в команде роли не играет), если досок больше и нужен расширенный функционал, придется платить от $8 за человека за месяц.

• Figma — онлайн-сервис для коллективной работы над дизайном.

Сотрудники могут работать с макетами прямо в браузере, под любой проект можно собирать отдельную команду. Сервис сохраняет историю конфигураций, потому постоянно остается возможность откатиться до одной из прошедших версий макета. Это удачный вариант для компаний, в каких работают дизайнеры либо веб-разработчики. Есть бесплатная версия, рассчитанная на 2 служащих и 3 проекта. Платная версия стартует с $12 за всякого сотрудника за месяц.

• Meetter — сервис для оптимизации онлайн-встреч.

Он без помощи других составляет расписание созвонов и планерок, беря во внимание загруженность всякого участника, его рабочие часы и пр. Сервис анализирует вероятные варианты расписания и выбирает наилучший — так, чтоб любому участнику было комфортно, и чтоб люди проводили меньше времени на онлайн-встречах и больше за работой. А именно, он хлопочет о том, чтоб ни один сотрудник не был очень перегружен созвонами, и чтоб онлайн-встречи не были размазаны по рабочему деньку, мешая заниматься решением задач. В сервисе предусмотрена возможность планировать встречи через Slack. Также есть функция автоматической записи и расшифровки звонков. Стоимость сервиса необходимо рассчитывать персонально.

• Meetingbird — очередной сервис для планирования встреч.

Он бесплатный, дозволяет составлять расписание событий и отправлять извещение участникам. Встраивается с Гугл-сервисами.

• Trainual дозволяет запускать пошаговый процесс обучения новейших удаленных служащих, хранить документы, создавать базу познаний, делиться с сотрудниками информацией о корпоративной политике, правилами, регламентами, инструкциями, проводить тестирования.

Вы сможете собрать всю документацию для работы в одном месте. Есть бесплатный тестовый период 7 дней. Стоимость сервиса — от $83 за месяц.

• Notion соединяет воединыжды внутри себя много функций сходу.

В этом сервисе можно создавать базу познаний и базу данных компании, работать с заметками и текстовыми документами, выстраивать и надзирать процессы и пр. В нем комфортно организовывать обучение (педагогический процесс, в результате которого учащиеся под руководством учителя овладевают знаниями, умениями и навыками) новичков, оформлять аннотации и регламенты, в сервисе есть календарь и канбан-доска, также мини-версия CRM. На странички сервиса можно добавлять 30+ видов контента, включая текст, код, ссылки, изображения, списки (в том числе списки дел), таблицы, упоминания служащих, календари, доски, видео, аудио, карты Гугл, макеты Figma, твиты, формулы и пр.

Сотрудники могут работать в Notion вкупе в режиме настоящего времени — в сервисе есть инструменты, которые подходят для большинства проектов, включая работы по программированию, дизайну, подготовке текстов и пр. Если вы освоите этот сервис, полностью может быть, решите отрешиться от ряда остальных — к примеру, от онлайн-досок. Есть урезанная бесплатная версия, которая дозволяет загружать файлы на 5 MB. Платный тариф для командного использования стоит от $8 за месяц за всякого сотрудника.

Самоорганизация и продуктивность: помогите вашим сотрудникам работать лучше

Человеку, который до этого не работал на удаленке, трудно стремительно перестроиться, в том числе и поэтому, что для него исчезает граница меж домом и кабинетом, работой и бытовыми хлопотами.

Что можно создать:

• Устраивать мини-тренировки для служащих в течение денька.

Во-1-х, это снимает напряжение, делает неформальную обстановку. Во-2-х, легкая физическая активность увеличивает настроение и продуктивность, взбадривает, помогает лучше работать.

• Напомнить сотрудникам, что они могут работать тогда, когда им комфортно.

Кто-то в особенности продуктивно трудится рано днем, кто-то — поздно вечерком, а кто-то — когда малыши занимаются своими делами и перестают поминутно дергать.

• Создать неформальный чат, где можно дискуссировать всё, не считая работы.

Временами устраивать недлинные неформальные встречи. Это поможет поддерживать теплую атмосферу в коллективе, увеличивать настроение служащих, сбрасывать напряжение. Временами организуйте смешные направленные на определенную тематику обсуждения, делитесь фото рабочего места и офисно-домашнего дресс-кода, проводите пятничные онлайн-посиделки с чаем. Принципиально: пусть в этом участвуют лишь желающие, не превращайте неформальное общение в обязаловку!

• Предложить любому сотруднику избрать себе «обряд», который поможет настроиться на рабочий лад.

К примеру, можно записать планы на денек в особом блокноте, создать разминку перед началом работы, включить инструментальную музыку и пр. Делиться ритуалами и лайфхаками можно в неформальном чате.

Полезные сервисы

• TickTick, Todoist и аналоги — неплохой выбор для планирования задач не только лишь в рамках рабочих проектов.

На общую доску не добавишь информацию о приеме у доктора в 12:00 и о остальных личных и семейных делах, но стоит упустить рутинные задания, и всё начнёт рассыпаться. Если вашим сотрудникам нужен личный планировщик — посоветуйте эти сервисы, они на сто процентов бесплатны при использовании вне команды.

• Если вашим сотрудникам подступает «помидоровая техника» в тайм-менеджменте, предложите им бесплатные сервисы: tomato.es, lanes.io, TomatoTimer, Pomodoro Timer и аналоги.
• Habitica — сервис, который превращает выполнение задач в интересный квест с заслугами, прокачкой персонажа и покупкой игровых плюшек за виртуальное золото.

Совершенно для тех служащих, которым игровые механики помогают эффективнее работать. Habitica отлично подступает для закрепления привычек, увеличения личной эффективности, также помогает тем, кто желает трениться дома (напомним, это увеличивает продуктивность), но не может себя вынудить. Воспользоваться обслуживанием можно безвозмездно.

• Mynoise.net — бесплатный сервис с набором фоновых шумов для всех ситуаций.

Хороший вариант для служащих, которые вытерпеть не могут работать в тиши либо желают отгородиться от домочадцев, надеть наушники и трудиться под шелест листьев либо плеск волн. В комплекте — прогулки по лесу, шум водопада, григорианский хор, пение птиц и пр.

P.S. Будьте терпимее к людям, с которыми работаете

Тихо реагируйте, если сотрудники опаздывают на несколько минут, либо если во время созвона вы слышите сторонний шум на заднем плане. На данный момент почти все люди переживают из-за вероятных заморочек с работой, у кого-либо уволили супруга либо супругу, кто-то обязан разрываться меж работой и детками. Будьте добрее — это поможет сохранить команду и повысить лояльность.