Кто таковой бизнес-ассистент

Здрасти!
Секрет фуррора фактически хоть какой компании заключается в верно подобранном персонале. Очевидно, не в последнюю очередь это касается служащих, которые берут на себя принципиальные задачки либо даже часть обязательств начальников.
Идет речь о “правой руке” управляющего, без которой нереально представить крупную компанию. И сейчас мы тщательно разглядим, кто таковой бизнес-ассистент, для чего он нужен компаниям, в чем его отличия от личного ассистента и остальных административных ролей, сколько зарабатывает и как им стать.
Индивидуальности профессии
Как мы уже писали, бизнес-ассистент – это “правая рука” управляющего. Это означает, что он является не попросту ассистентом, а человеком, который берет на себя часть обязательств собственного работодателя, решает разные бизнес-задачи, постоянно в курсе всех событий, происходящих в организации, также понимает и разрабатывает рабочее расписание фаворита компании либо подразделения.
Спец является главным сотрудником. Благодаря ему управляющий может предназначить свое время наиболее принципиальным задачкам, поручив рутинные и наименее ответственные дела помощнику.
Обязана уточнить, что в большинстве собственном “правая рука” занимается выполнением лишь рабочих вопросцев. И пореже в функционал бизнес-ассистента заходит решение личных заморочек начальника, таковых как бронирование столика в ресторане, лишь если это не для деловой встречи, либо заказ такси.
Если же гласить о главных обязательствах помощника, то он берет на себя и документацию, и переговоры с партнерами, и планирование, и ведение проектов, и общение с клиентами. Когда таковой сотрудник есть в компании, возрастает эффективность работы всего компании, что благоприятно влияет на бизнес.
Помощник быть может не только лишь у фаворита всей организации, да и у управляющего отдельного подразделения либо отдела. И независимо от уровня управления, работник в любом случае обязан иметь идентичные взоры, ценности и вкусы с начальником, чтоб стремительно осознавать, что от него желают, и улавливать логику действий управляющего.
Начальнику и подчиненному обязано быть уютно рядом вместе, потому что они проводят весьма много времени плечо о плечо. Естественно, на данный момент помощникам дают удаленный формат работы, но такие вакансии встречаются все еще нечасто.
Представьте ситуацию, когда начальник опаздывает на переговоры с партнерами. Бизнес-ассистент может временно поменять управляющего, к примеру, начав презентацию продукта без него, тем сохранив и средства, и время, и прибыльное сотрудничество. А если б помощник работал удаленно, то ситуация из примера завершилась бы по-другому.
Но вправду, время от времени ассистенты работают удаленно. Вот, скажем, блогеры тоже могут нанимать бизнес-ассистентов. Но им физическое присутствие сотрудника не так принципиально, как, к примеру, руководителям IT-отделов.
В таковых работниках нуждаются:
- предприниматели и бизнесмены;
- руководители среднего и высшего звена;
- коучи и тренеры;
- психологи;
- интернет-преподаватели и почти все остальные.
От сферы деятельности зависит, в которой области бизнес-ассистент должен разбираться. Он должен быть самостоятельным и ответственным, уметь принимать решения без подсказки управляющего.
Также бизнес-ассистент непременно должен быть надежным и преданным, потому что без полного доверия взаимодействия не получится. Дело в том, что этот сотрудник обладает ценными сведениями, которые в руках соперников могут существенно стукнуть по компании. Потому управляющий должен быть уверенным в собственном ассистенте на 100 %.
Может быть, как раз из-за того, что бизнес-ассистентам доверяют настолько неповторимые данные, этих профессионалов пробуют поменять, чтоб убрать возможность утечки скрытой инфы.
С приходом современных технологий возник шанс, что функции спеца будет делать искусственный ум. Но еще пока весьма рано гласить о понижении востребованности бизнес-ассистентов.
Они не попросту секретари либо консультанты. Эти спецы находят неординарные решения, помогают руководителям в критических ситуациях, соображают ход мыслей начальников, потому могут взять на заметку их идеи, “докрутить” задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далековато не все, на что способен помощник.
Пока машинки не сумеют предоставить таковой же уровень эффективности, бизнес-ассистентов не поменять.
Обязанности спеца
Основная задачка бизнес-ассистента – разгрузить собственного начальника и организовать его работу, чтоб тот мог в удобных критериях делать свои обязанности, тем развивая бизнес. Создать это можно лишь в случае, если управляющий делегировал спецу огромную часть собственных возможностей и функций.
Если же гласить о определенных обязательствах бизнес-ассистента, то здесь любой работодатель сам прописывает свои требования. На собеседовании и еще до него все пункты верно проговариваются, чтоб новейший сотрудник осознавал, что от него желают.
На данный момент же мы перечислим главные функции, которые почаще всего можно узреть в объявлениях о предложении свободной должности. Итак, бизнес-ассистент делает последующие задачки:
- Планирует рабочий график начальника.
- Поддерживает связь с деловыми партнерами, поставщиками и подрядчиками методом ведения переписки и общения с ними по телефону.
- Занимается документооборотом.
- Обрабатывает входящую корреспонденцию, собирает, анализирует и классифицирует информацию, нужную руководителю, опосля чего же представляет ее в готовом виде.
- Консультирует клиентов, поддерживает с ними связь.
- Инспектирует документы перед их отправкой на подпись руководителю.
- Отыскивает и заключает договоры с подрядчиками.
- Контролирует выполнение поручений, которые были даны остальным сотрудникам.
- Планирует командировки начальника, бронирует номера в гостиницах и билеты на самолет либо остальные виды транспорта.
- Организует деловые переговоры, договаривается о времени и месте грядущих встреч, аккомпанирует на их управляющего и ведет протоколы мероприятий.
- Переводит документы с зарубежных языков.
- Отыскивает и нанимает персонал.
- Разглядывает и обрабатывает предложения, запросы, жалобы и остальные воззвания от служащих компании, подрядчиков, клиентов, контрольных муниципальных органов и т. д.
- Отыскивает и вводит автоматические технологии для оптимизации внутренних бизнес-процессов.
- Управляет проектами.
- Подготавливает и изменяет письма и запросы перед отправкой.
- Разрабатывает бизнес-презентации.
- Делает любые остальные поручения управляющего.
Не считая пожеланий самого работодателя, на перечень обязательств влияет направление деятельности компании. К примеру, бизнес-ассистент, работающий в строительной организации, непременно должен смотреть, чтоб персонал соблюдал все правила техники сохранности.
Отличия от личного ассистента и секретаря
Бизнес-ассистентов часто путают с иными спецами, имеющими похожие обязанности: личными ассистентами и секретарями. Да, эти три должности владеют общими чертами и подразумевают решение похожих задач, но сущность профессий совсем различная.
С бизнес-ассистентом мы уже познакомились. Этот спец в главном решает бизнес-задачи, помогая руководителю составить и разгрузить свое расписание. Он играет главную роль и является вторым человеком в компании.
Личный ассистент тоже оказывает помощь собственному начальнику, но в отличие от помощника он сначала решает конкретно личные, а не бизнес-задачи. В качестве индивидуальных поручений могут рассматриваться такие, как покупка подарков, взаимодействие с членами семьи управляющего, организация семейных торжеств, планирование отдыха и т. д.
Обязанности личного ассистента могут быть соединены с конкретными рабочими действиями, но большая часть – это обеспечение удобной работы начальника и бытовая рутина.
Можно сказать, что помощник и ассистент – две противоположности. И вот почему: 10 % задач первого спеца соединены с индивидуальными поручениями, а 90 % – с бизнес-процессами. А у второго все напротив: 10 % времени он уделяет бизнес-задачам, а 90 % – личным дилеммам управляющего.
А сейчас сравним бизнес-ассистента и секретаря. Разглядим их различия на примере расписания начальника. Оба спеца его составляют. Секретарь должен знать расписание, заносить конфигурации, если того просит управляющий, смотреть, чтоб все пункты верно соблюдались и рабочий режим не сбивался.
Бизнес-ассистент тоже его составляет, но в отличие от секретаря, он может без помощи других добавлять и удалять пункты в расписании, если посчитает, что так будет лучше. Также этот спец сам договаривается о переговорах и назначает деловые встречи, заносит их в рабочий график, опосля чего же докладывает о этом руководителю.
Секретарь же не имеет таковой самостоятельности. К тому же не считая принципиальных задач, к примеру, работы с документацией, принятия и обработки корреспонденции, приема звонков, секретарь еще делает наиболее маленькие поручения, скажем, изготовление кофе, встреча и сопровождение клиентов. Бизнес-ассистент сиим не занимается.
Потому секретарю довольно “ладить” с компом и оргтехникой, знать правила делового этикета, быть мобильным и сообразительным, также быть готовым делать монотонную и рутинную работу.
А помощник непременно должен осознавать бизнес-процессы, знать индивидуальности ведения переговоров и деловой переписки, решать часть задач HR-менеджера, инспектировать документы, уметь без помощи других принимать решения и нести за их ответственность.
Способности и личные свойства
Часто работодатели отыскивают не попросту сотрудника, а супер-человека. Он должен уметь все и сходу, быть преданным и надежным. И к бизнес-ассистенту это тоже относится.
От этого спеца требуется способность без помощи других решать препядствия, как свои, так и управляющего. Для этого ему пригодятся последующие способности и познания:
- Умение в ускоренном режиме отыскивать, собирать, рассматривать и классифицировать подходящую для управляющего информацию.
- Владение техниками тайм-менеджмента.
- Познание основ делопроизводства и навык ведения документации.
- Умение поддерживать деловые контакты.
- Навык организации встреч, переговоров и остальных деловых мероприятий.
- Умение составлять рабочее расписание и календарь управляющего.
- Познание офис-менеджмента.
- Умение вести бизнес переписку.
- Грамотная устная и письменная речь.
- Познание делового этикета.
- Умение работать в режиме многозадачности.
- Познание обычных офисных приложений.
- Способность хранить информацию в секрете.
- Умение обращаться с офисной техникой.
- Познание нескольких зарубежных языков, сначала британского.
- Умение отыскать подход к хоть какому человеку.
- Познание денежной системы.
- Навык дизайна и ведения презентаций.
- Осознание бизнес-процессов.
- Познание особенностей и аспектов деятельности бизнеса работодателя.
- Умение верно и дозированно подавать информацию.
- Управленческие способности.
- Познание основ маркетинга и продвижения.
- Умение выделять основное из второстепенного.
Для спеца важны не только лишь способности и познания, да и последующие личные свойства:
- ответственность;
- коммуникабельность;
- исполнительность;
- напористость и инициативность;
- бдительность к деталям;
- собранность и организованность;
- обязательность и пунктуальность;
- обучаемость;
- надежность и преданность компании и работодателю;
- высочайший чувственный ум;
- стрессоустойчивость;
- сообразительность, адаптивность и упругость;
- креативность.
Для бизнес-ассистента лучше иметь высшее образование и опыт работы от 2 лет, в особенности если спец желает работать с руководителями высшего звена.
Ограничений по полу и возрасту нет, но необходимо иметь приятную наружность, чистоплотный вид и уметь создавать не плохое 1-ое воспоминание. Также нужно иметь возможность ездить в командировки.
Заработная плата, пространство работы и перспективы
Фактически хоть какой управляющий, независимо от уровня, имеет личного ассистента либо бизнес-ассистента. И чем крупнее компания, тем острее встает потребность в этих спецах. Потому на просторах веба можно отыскать сотки вакансий с предложениями о работе.
Но недозволено сказать, что на рынке имеется нехватка кадров. Профессионалов тоже много, потому и конкурентность большая.
1-ое время лучше разглядывать вакансии от маленьких компаний. Да, заработная плата будет меньше, да и требований тоже мало. Некие работодатели готовы брать новичков без образования и опыта, чтоб учить их на практике.
А те спецы, которые уже работали на должности бизнес-ассистента, имеют высшее образование и знают один либо несколько зарубежных языков, могут направить внимание на наиболее прибыльные предложения от больших организаций. Зарплата будет выше, но и пт к требованиям тоже прибавится.
Находить объявления о работе можно на фаворитных агрегаторах, к примеру, на HeadHunter, Yandex Работа, Remote-job и SuperJob. Также имеются вакансии на бесплатных досках объявлений вроде Авито либо Юлы. Рассматривайте предложения как из собственного городка, так и из остальных, если работодатели отыскивают удаленных работников.
Не считая этого, есть особые площадки, которые предоставляют услуги виртуальных помощников и ассистентов. Таковыми сервисами являются Ellie.pro, WANT, Поручай.ру, Smartfield и остальные. Можно выслать на эти площадки резюме.
Зарплата начинается от 15 000 руб. Такую сумму будут платить начинающим спецам без опыта работы. В среднем по Рф доход бизнес-ассистента варьируется от 50 000 до 70 000 руб. В Москве заработная плата выше приблизительно на 10–15 тыс. руб. Нередко работодатели выписывают премии сотрудникам, которые удачно выполнили все порученные задачки.
Больший доход получают спецы, работающие в больших интернациональных организациях, которые сотрудничают с забугорными компаниями. В этом случае сотрудники непременно должны обладать зарубежными языками и уметь созодать переводы речи и текста. И заработная плата соответствует требованиям: доход составляет около 100 000 руб. + премии.
Что касается перспектив, то бизнес-ассистент может стать неплохим управленцем и равномерно занять руководящую должность. Он или дорастет до начальника отдела в той же компании, где и работал, или уйдет в смежную сферу деятельности, к примеру, в маркетинг, или станет заместителем собственного управляющего.
Также некие помощники с течением времени стают партнерами компании и получают долю в бизнесе.
Плюсы и минусы профессии
При рассмотрении той либо другой профессии нужно сопоставить ее плюсы и недочеты. Это принципиальный пункт, с помощью которого можно коротко обобщить вышеупомянутое и найти, подступает это направление деятельности либо нет.
Поначалу перечислю плюсы:
- Есть возможность занять должность без высшего образования и опыта работы.
- Имеются карьерные перспективы.
- Некие работодатели отыскивают удаленных служащих.
- Зарплата у профессионалов с опытом от 2 лет находится на уровне выше среднего.
- В процессе работы можно приобрести много принципиальных способностей и умений, которые понадобятся в предстоящем.
- Работодатели нередко выплачивают премии.
Минусов тоже не избежать:
- Вероятны нередкие стрессовые ситуации.
- Ненормированный рабочий денек. Бизнес-ассистенту могут позвонить в хоть какое время, в выходные и торжественные деньки.
- Необходимо постоянно быть на связи и в курсе всех событий организации.
- Есть возможность нередких поездок с управляющим в командировки.
Как стать бизнес-ассистентом
Как мы уже не раз писали, не постоянно работодатели требуют высшего образования у грядущего сотрудника. Но лучше его иметь, потому что большая часть компаний желают, чтоб их персонал был обучен и квалифицирован.
Всепригодным будет диплом в области менеджмента. Также нужны спецы, обучавшиеся на факультетах экономики, логистики, маркетинга, психологии, бухгалтерского учета и делопроизводства.
Некие организации принимают на работу лишь тех профессионалов, образование которых было соединено с деятельностью компании. К примеру, дизайн-студии отыскивают служащих с дипломом дизайнера. Управляющий юридической конторы нанимает лишь ассистентов-юристов. А для личной поликлиники нужен работник с мед образованием.
Заключение
Итак, мы заканчиваем обзор профессии. Сейчас, когда вы понимаете индивидуальности работы спеца, чем он занимается, сколько зарабатывает, плюсы и минусы его деятельности, можно найти, подступает для вас эта профессия либо нет.