Здрасти!

Секрет фуррора фактически хоть какой компании заключается в верно подобранном персонале. Очевидно, не в последнюю очередь это касается служащих, которые берут на себя принципиальные задачки либо даже часть обязательств начальников.

Идет речь о “правой руке” управляющего, без которой нереально представить крупную компанию. И сейчас мы тщательно разглядим, кто таковой бизнес-ассистент, для чего он нужен компаниям, в чем его отличия от личного ассистента и остальных административных ролей, сколько зарабатывает и как им стать.

Индивидуальности профессии

Как мы уже писали, бизнес-ассистент – это “правая рука” управляющего. Это означает, что он является не попросту ассистентом, а человеком, который берет на себя часть обязательств собственного работодателя, решает разные бизнес-задачи, постоянно в курсе всех событий, происходящих в организации, также понимает и разрабатывает рабочее расписание фаворита компании либо подразделения.

Спец является главным сотрудником. Благодаря ему управляющий может предназначить свое время наиболее принципиальным задачкам, поручив рутинные и наименее ответственные дела помощнику.

Обязана уточнить, что в большинстве собственном “правая рука” занимается выполнением лишь рабочих вопросцев. И пореже в функционал бизнес-ассистента заходит решение личных заморочек начальника, таковых как бронирование столика в ресторане, лишь если это не для деловой встречи, либо заказ такси.

Если же гласить о главных обязательствах помощника, то он берет на себя и документацию, и переговоры с партнерами, и планирование, и ведение проектов, и общение с клиентами. Когда таковой сотрудник есть в компании, возрастает эффективность работы всего компании, что благоприятно влияет на бизнес.

Помощник быть может не только лишь у фаворита всей организации, да и у управляющего отдельного подразделения либо отдела. И независимо от уровня управления, работник в любом случае обязан иметь идентичные взоры, ценности и вкусы с начальником, чтоб стремительно осознавать, что от него желают, и улавливать логику действий управляющего.

Начальнику и подчиненному обязано быть уютно рядом вместе, потому что они проводят весьма много времени плечо о плечо. Естественно, на данный момент помощникам дают удаленный формат работы, но такие вакансии встречаются все еще нечасто.

Представьте ситуацию, когда начальник опаздывает на переговоры с партнерами. Бизнес-ассистент может временно поменять управляющего, к примеру, начав презентацию продукта без него, тем сохранив и средства, и время, и прибыльное сотрудничество. А если б помощник работал удаленно, то ситуация из примера завершилась бы по-другому.

Но вправду, время от времени ассистенты работают удаленно. Вот, скажем, блогеры тоже могут нанимать бизнес-ассистентов. Но им физическое присутствие сотрудника не так принципиально, как, к примеру, руководителям IT-отделов.

В таковых работниках нуждаются:

• предприниматели и бизнесмены;
• руководители среднего и высшего звена;
• коучи и тренеры;
• психологи;
• интернет-преподаватели и почти все остальные.

От сферы деятельности зависит, в которой области бизнес-ассистент должен разбираться. Он должен быть самостоятельным и ответственным, уметь принимать решения без подсказки управляющего.

Также бизнес-ассистент непременно должен быть надежным и преданным, потому что без полного доверия взаимодействия не получится. Дело в том, что этот сотрудник обладает ценными сведениями, которые в руках соперников могут существенно стукнуть по компании. Потому управляющий должен быть уверенным в собственном ассистенте на 100 %.

Может быть, как раз из-за того, что бизнес-ассистентам доверяют настолько неповторимые данные, этих профессионалов пробуют поменять, чтоб убрать возможность утечки скрытой инфы.

С приходом современных технологий возник шанс, что функции спеца будет делать искусственный ум. Но еще пока весьма рано гласить о понижении востребованности бизнес-ассистентов.

Они не попросту секретари либо консультанты. Эти спецы находят неординарные решения, помогают руководителям в критических ситуациях, соображают ход мыслей начальников, потому могут взять на заметку их идеи, “докрутить” задумки, оформить и представить в виде готового плана. И это далековато не все, на что способен помощник.

Пока машинки не сумеют предоставить таковой же уровень эффективности, бизнес-ассистентов не поменять.

Обязанности спеца

Основная задачка бизнес-ассистента – разгрузить собственного начальника и организовать его работу, чтоб тот мог в удобных критериях делать свои обязанности, тем развивая бизнес. Создать это можно лишь в случае, если управляющий делегировал спецу огромную часть собственных возможностей и функций.

Если же гласить о определенных обязательствах бизнес-ассистента, то здесь любой работодатель сам прописывает свои требования. На собеседовании и еще до него все пункты верно проговариваются, чтоб новейший сотрудник осознавал, что от него желают.

На данный момент же мы перечислим главные функции, которые почаще всего можно узреть в объявлениях о предложении свободной должности. Итак, бизнес-ассистент делает последующие задачки:

1. Планирует рабочий график начальника.
2. Поддерживает связь с деловыми партнерами, поставщиками и подрядчиками методом ведения переписки и общения с ними по телефону.
3. Занимается документооборотом.
4. Обрабатывает входящую корреспонденцию, собирает, анализирует и классифицирует информацию, нужную руководителю, опосля чего же представляет ее в готовом виде.
5. Консультирует клиентов, поддерживает с ними связь.
6. Инспектирует документы перед их отправкой на подпись руководителю.
7. Отыскивает и заключает договоры с подрядчиками.
8. Контролирует выполнение поручений, которые были даны остальным сотрудникам.
9. Планирует командировки начальника, бронирует номера в гостиницах и билеты на самолет либо остальные виды транспорта.
10. Организует деловые переговоры, договаривается о времени и месте грядущих встреч, аккомпанирует на их управляющего и ведет протоколы мероприятий.
11. Переводит документы с зарубежных языков.
12. Отыскивает и нанимает персонал.
13. Разглядывает и обрабатывает предложения, запросы, жалобы и остальные воззвания от служащих компании, подрядчиков, клиентов, контрольных муниципальных органов и т. д.
14. Отыскивает и вводит автоматические технологии для оптимизации внутренних бизнес-процессов.
15. Управляет проектами.
16. Подготавливает и изменяет письма и запросы перед отправкой.
17. Разрабатывает бизнес-презентации.
18. Делает любые остальные поручения управляющего.

Не считая пожеланий самого работодателя, на перечень обязательств влияет направление деятельности компании. К примеру, бизнес-ассистент, работающий в строительной организации, непременно должен смотреть, чтоб персонал соблюдал все правила техники сохранности.

Отличия от личного ассистента и секретаря

Бизнес-ассистентов часто путают с иными спецами, имеющими похожие обязанности: личными ассистентами и секретарями. Да, эти три должности владеют общими чертами и подразумевают решение похожих задач, но сущность профессий совсем различная.

С бизнес-ассистентом мы уже познакомились. Этот спец в главном решает бизнес-задачи, помогая руководителю составить и разгрузить свое расписание. Он играет главную роль и является вторым человеком в компании.

Личный ассистент тоже оказывает помощь собственному начальнику, но в отличие от помощника он сначала решает конкретно личные, а не бизнес-задачи. В качестве индивидуальных поручений могут рассматриваться такие, как покупка подарков, взаимодействие с членами семьи управляющего, организация семейных торжеств, планирование отдыха и т. д.

Обязанности личного ассистента могут быть соединены с конкретными рабочими действиями, но большая часть – это обеспечение удобной работы начальника и бытовая рутина.

Можно сказать, что помощник и ассистент – две противоположности. И вот почему: 10 % задач первого спеца соединены с индивидуальными поручениями, а 90 % – с бизнес-процессами. А у второго все напротив: 10 % времени он уделяет бизнес-задачам, а 90 % – личным дилеммам управляющего.

А сейчас сравним бизнес-ассистента и секретаря. Разглядим их различия на примере расписания начальника. Оба спеца его составляют. Секретарь должен знать расписание, заносить конфигурации, если того просит управляющий, смотреть, чтоб все пункты верно соблюдались и рабочий режим не сбивался.

Бизнес-ассистент тоже его составляет, но в отличие от секретаря, он может без помощи других добавлять и удалять пункты в расписании, если посчитает, что так будет лучше. Также этот спец сам договаривается о переговорах и назначает деловые встречи, заносит их в рабочий график, опосля чего же докладывает о этом руководителю.

Секретарь же не имеет таковой самостоятельности. К тому же не считая принципиальных задач, к примеру, работы с документацией, принятия и обработки корреспонденции, приема звонков, секретарь еще делает наиболее маленькие поручения, скажем, изготовление кофе, встреча и сопровождение клиентов. Бизнес-ассистент сиим не занимается.

Потому секретарю довольно “ладить” с компом и оргтехникой, знать правила делового этикета, быть мобильным и сообразительным, также быть готовым делать монотонную и рутинную работу.

А помощник непременно должен осознавать бизнес-процессы, знать индивидуальности ведения переговоров и деловой переписки, решать часть задач HR-менеджера, инспектировать документы, уметь без помощи других принимать решения и нести за их ответственность.

Способности и личные свойства

Часто работодатели отыскивают не попросту сотрудника, а супер-человека. Он должен уметь все и сходу, быть преданным и надежным. И к бизнес-ассистенту это тоже относится.

От этого спеца требуется способность без помощи других решать препядствия, как свои, так и управляющего. Для этого ему пригодятся последующие способности и познания:

1. Умение в ускоренном режиме отыскивать, собирать, рассматривать и классифицировать подходящую для управляющего информацию.
2. Владение техниками тайм-менеджмента.
3. Познание основ делопроизводства и навык ведения документации.
4. Умение поддерживать деловые контакты.
5. Навык организации встреч, переговоров и остальных деловых мероприятий.
6. Умение составлять рабочее расписание и календарь управляющего.
7. Познание офис-менеджмента.
8. Умение вести бизнес переписку.
9. Грамотная устная и письменная речь.
10. Познание делового этикета.
11. Умение работать в режиме многозадачности.
12. Познание обычных офисных приложений.
13. Способность хранить информацию в секрете.
14. Умение обращаться с офисной техникой.
15. Познание нескольких зарубежных языков, сначала британского.
16. Умение отыскать подход к хоть какому человеку.
17. Познание денежной системы.
18. Навык дизайна и ведения презентаций.
19. Осознание бизнес-процессов.
20. Познание особенностей и аспектов деятельности бизнеса работодателя.
21. Умение верно и дозированно подавать информацию.
22. Управленческие способности.
23. Познание основ маркетинга и продвижения.
24. Умение выделять основное из второстепенного.

Для спеца важны не только лишь способности и познания, да и последующие личные свойства:

• ответственность;
• коммуникабельность;
• исполнительность;
• напористость и инициативность;
• бдительность к деталям;
• собранность и организованность;
• обязательность и пунктуальность;
• обучаемость;
• надежность и преданность компании и работодателю;
• высочайший чувственный ум;
• стрессоустойчивость;
• сообразительность, адаптивность и упругость;
• креативность.

Для бизнес-ассистента лучше иметь высшее образование и опыт работы от 2 лет, в особенности если спец желает работать с руководителями высшего звена.

Ограничений по полу и возрасту нет, но необходимо иметь приятную наружность, чистоплотный вид и уметь создавать не плохое 1-ое воспоминание. Также нужно иметь возможность ездить в командировки.

Заработная плата, пространство работы и перспективы

Фактически хоть какой управляющий, независимо от уровня, имеет личного ассистента либо бизнес-ассистента. И чем крупнее компания, тем острее встает потребность в этих спецах. Потому на просторах веба можно отыскать сотки вакансий с предложениями о работе.

Но недозволено сказать, что на рынке имеется нехватка кадров. Профессионалов тоже много, потому и конкурентность большая.

1-ое время лучше разглядывать вакансии от маленьких компаний. Да, заработная плата будет меньше, да и требований тоже мало. Некие работодатели готовы брать новичков без образования и опыта, чтоб учить их на практике.

А те спецы, которые уже работали на должности бизнес-ассистента, имеют высшее образование и знают один либо несколько зарубежных языков, могут направить внимание на наиболее прибыльные предложения от больших организаций. Зарплата будет выше, но и пт к требованиям тоже прибавится.

Находить объявления о работе можно на фаворитных агрегаторах, к примеру, на HeadHunter, Yandex Работа, Remote-job и SuperJob. Также имеются вакансии на бесплатных досках объявлений вроде Авито либо Юлы. Рассматривайте предложения как из собственного городка, так и из остальных, если работодатели отыскивают удаленных работников.

Не считая этого, есть особые площадки, которые предоставляют услуги виртуальных помощников и ассистентов. Таковыми сервисами являются Ellie.pro, WANT, Поручай.ру, Smartfield и остальные. Можно выслать на эти площадки резюме.

Зарплата начинается от 15 000 руб. Такую сумму будут платить начинающим спецам без опыта работы. В среднем по Рф доход бизнес-ассистента варьируется от 50 000 до 70 000 руб. В Москве заработная плата выше приблизительно на 10–15 тыс. руб. Нередко работодатели выписывают премии сотрудникам, которые удачно выполнили все порученные задачки.

Больший доход получают спецы, работающие в больших интернациональных организациях, которые сотрудничают с забугорными компаниями. В этом случае сотрудники непременно должны обладать зарубежными языками и уметь созодать переводы речи и текста. И заработная плата соответствует требованиям: доход составляет около 100 000 руб. + премии.

Что касается перспектив, то бизнес-ассистент может стать неплохим управленцем и равномерно занять руководящую должность. Он или дорастет до начальника отдела в той же компании, где и работал, или уйдет в смежную сферу деятельности, к примеру, в маркетинг, или станет заместителем собственного управляющего.

Также некие помощники с течением времени стают партнерами компании и получают долю в бизнесе.

Плюсы и минусы профессии

При рассмотрении той либо другой профессии нужно сопоставить ее плюсы и недочеты. Это принципиальный пункт, с помощью которого можно коротко обобщить вышеупомянутое и найти, подступает это направление деятельности либо нет.

Поначалу перечислю плюсы:

1. Есть возможность занять должность без высшего образования и опыта работы.
2. Имеются карьерные перспективы.
3. Некие работодатели отыскивают удаленных служащих.
4. Зарплата у профессионалов с опытом от 2 лет находится на уровне выше среднего.
5. В процессе работы можно приобрести много принципиальных способностей и умений, которые понадобятся в предстоящем.
6. Работодатели нередко выплачивают премии.

Минусов тоже не избежать:

1. Вероятны нередкие стрессовые ситуации.
2. Ненормированный рабочий денек. Бизнес-ассистенту могут позвонить в хоть какое время, в выходные и торжественные деньки.
3. Необходимо постоянно быть на связи и в курсе всех событий организации.
4. Есть возможность нередких поездок с управляющим в командировки.

Как стать бизнес-ассистентом

Как мы уже не раз писали, не постоянно работодатели требуют высшего образования у грядущего сотрудника. Но лучше его иметь, потому что большая часть компаний желают, чтоб их персонал был обучен и квалифицирован.

Всепригодным будет диплом в области менеджмента. Также нужны спецы, обучавшиеся на факультетах экономики, логистики, маркетинга, психологии, бухгалтерского учета и делопроизводства.

Некие организации принимают на работу лишь тех профессионалов, образование которых было соединено с деятельностью компании. К примеру, дизайн-студии отыскивают служащих с дипломом дизайнера. Управляющий юридической конторы нанимает лишь ассистентов-юристов. А для личной поликлиники нужен работник с мед образованием.

Заключение

Итак, мы заканчиваем обзор профессии. Сейчас, когда вы понимаете индивидуальности работы спеца, чем он занимается, сколько зарабатывает, плюсы и минусы его деятельности, можно найти, подступает для вас эта профессия либо нет.